Répondre à un appel d’offres public quand on est une TPE

Pour répondre à un marché public, téléchargez le dossier de consultation, vérifiez que vous remplissez ses exigences, rédigez votre mémoire technique selon les critères de notation, remplissez la grille de prix, puis déposez le tout sur le profil de l’acheteur avant la date limite. L’avis seul ne suffit pas : la plupart des conditions se trouvent dans le règlement de la consultation.

Les sigles à connaître

DCE

dossier de consultation des entreprises : l’ensemble des pièces publiées par l’acheteur.

RC

règlement de la consultation : pièces à fournir, critères de notation, date limite.

CCTP

cahier des clauses techniques particulières : ce qu’il faut réaliser.

CCAP

cahier des clauses administratives particulières : les règles du contrat, dont les pénalités.

AE

acte d’engagement : le document par lequel vous vous engagez sur votre offre.

BPU

bordereau des prix unitaires : un prix par prestation.

DPGF

décomposition du prix global et forfaitaire : le détail d’un prix forfaitaire.

DQE

détail quantitatif estimatif : vos prix unitaires multipliés par des quantités fixées par l’acheteur.

DUME

document unique de marché européen : une déclaration de candidature standard, alternative aux DC1 et DC2.

DC1, DC2

lettre de candidature et déclaration du candidat : les formulaires de candidature les plus courants.

1. Lire le bon document

L’avis annonce le marché. Le dossier de consultation, ou DCE, dit comment y répondre. Il contient en général :

• le règlement de la consultation (RC) : pièces à fournir, critères de notation et leur poids, date et heure limites. Commencez par lui ;
• le CCTP : ce qu’il faut réaliser, dans le détail ;
• le CCAP : les règles du contrat, dont les pénalités ;
• l’acte d’engagement (AE) : le document par lequel vous vous engagez ;
• la grille de prix, souvent appelée BPU, DPGF ou DQE.

2. Décider si vous pouvez répondre

Avant d’écrire une ligne, cherchez ce qui est obligatoire ou éliminatoire, et comparez-le à votre situation réelle :

• une certification ou un partenariat avec un éditeur ;
• un chiffre d’affaires ou des références minimum ;
• une assurance ou une expérience précise ;
• la composition de l’équipe ;
• une visite obligatoire ou une signature électronique.

Si une part du marché sort de votre métier, le règlement dit si vous pouvez vous associer ou sous-traiter. Posez la question à l’acheteur en cas de doute.

3. Préparer la candidature

Elle présente votre entreprise : identité, signataire, chiffre d’affaires, assurance, références et moyens. Selon le règlement, elle passe par les formulaires DC1 et DC2, par un DUME ou par vos propres documents. Gardez ces informations à jour au même endroit : elles reviennent à chaque marché.

4. Écrire le mémoire technique

• suivez le plan et le nombre de pages imposés, s’il y en a ;
• construisez-le sur les critères de notation, en donnant plus de place à ceux qui pèsent le plus ;
• répondez au besoin de cet acheteur plutôt que de présenter votre entreprise en général ;
• ne citez que des références, des chiffres et des certifications que vous pouvez prouver.

5. Remplir les prix

• ne remplissez que les cases prévues : ne touchez ni aux quantités, ni aux formules, ni aux libellés ;
• s’il y a plusieurs grilles, gardez le même prix unitaire pour une même prestation ;
• appliquez votre régime de TVA réel, par exemple la franchise en base ;
• comptez l’hébergement et les abonnements à acheter, pas seulement vos heures.

6. Poser vos questions à temps

Si un point est flou, posez la question à l’acheteur sur le profil, avant la date limite prévue pour les questions. Vérifiez d’abord que la réponse ne se trouve pas dans une autre pièce du dossier.

Les erreurs qui coûtent l’offre

• oublier une pièce demandée : l’offre est alors incomplète ;
• ne pas ouvrir un fichier du dossier, souvent une archive ou un vieux format Word, qui contenait une pièce à remplir ;
• ignorer une demande de maquettes ou de zonings ;
• inventer une référence ;
• attendre la dernière heure pour déposer : une offre reçue après la date limite ne compte pas.

Se faire aider sans déléguer

Notre veille des marchés publics repère les avis du BOAMP, relève les exigences d’un dossier et prépare des documents à relire, compléter et signer par vous. La relecture et le dépôt restent à votre charge.